{"id":9070,"date":"2020-03-03T06:00:00","date_gmt":"2020-03-03T05:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/peoplespheres.com\/5-astuces-pour-digitaliser-votre-service-rh\/"},"modified":"2023-05-11T14:19:56","modified_gmt":"2023-05-11T12:19:56","slug":"5-astuces-pour-digitaliser-votre-service-rh","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/peoplespheres.com\/fr\/5-astuces-pour-digitaliser-votre-service-rh\/","title":{"rendered":"5 astuces pour digitaliser votre service RH"},"content":{"rendered":"\n

La digitalisation des Ressources Humaines<\/strong> est l\u2019un des grands sujets de cette ann\u00e9e. Le num\u00e9rique prend une place de plus en plus grande dans nos vies priv\u00e9es comme professionnelles et investit d\u00e9sormais la fonction RH. Selon les professionnels des ressources humaines, le constat est clair : la digitalisation de leur activit\u00e9 est in\u00e9vitable.<\/p>\n\n\n\n

Le SIRH PeopleSpheres<\/a> vous apporte une solution 100% digitalis\u00e9e, de la gestion de demande en ligne au stockage de donn\u00e9es dans un coffre-fort num\u00e9rique.<\/a> Vous n\u2019aurez plus \u00e0 vous soucier de documents papiers : vous aurez acc\u00e8s \u00e0 vos donn\u00e9es en quelques clics. Le Socle RH <\/a>vous permet d\u2019interconnecter les diff\u00e9rents modules RH afin d\u2019optimiser votre gestion RH<\/a>.<\/p>\n\n\n\n

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En effet, le digital, a acc\u00e9l\u00e9r\u00e9 les modes de communication et de circulation des informations et a donc chang\u00e9 la fa\u00e7on dont les entreprises s\u2019organisent, tous secteurs confondus. Digitaliser son service RH, c\u2019est donc s\u2019aligner \u00e0 la vitesse et \u00e0 l\u2019\u00e9volution de son temps<\/strong>, mais \u00e9galement, faciliter le dialogue, moderniser les \u00e9changes et acc\u00e9l\u00e9rer les prises de d\u00e9cisions. Toutefois, ce changement radical dans une soci\u00e9t\u00e9 peut s\u2019av\u00e9rer complexe et perturbant \u00e0 ses d\u00e9buts, et il est donc important de mettre toutes les chances de son c\u00f4t\u00e9 pour y parvenir.<\/p>\n\n\n\n

D\u00e9couvrez nos 5 astuces pour digitaliser votre service RH.<\/p>\n\n\n\n

1) Impliquez le salari\u00e9 dans le processus de digitalisation <\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Pour bien choisir son SIRH<\/a>, il est important de dresser un bilan de la soci\u00e9t\u00e9, de sa structure, de l\u2019organisation du service des ressources humaines vis-\u00e0-vis des diff\u00e9rents bureaux ou filiales<\/a>.<\/p>\n\n\n\n

Lorsqu\u2019un changement s\u2019op\u00e8re dans une entreprise, il est important que l\u2019ensemble de la communaut\u00e9 qui la compose se sente concern\u00e9. Un changement aussi radical que le passage au digital<\/a> ne peux pas s\u2019op\u00e9rer correctement si les salari\u00e9s ne le comprennent pas et ne sont pas pr\u00e9par\u00e9s psychologiquement \u00e0 le recevoir dans leur quotidien.<\/p>\n\n\n\n

Comme dans n\u2019importe quel contexte, lorsqu\u2019un changement doit \u00eatre op\u00e9r\u00e9 et impos\u00e9 \u00e0 une communaut\u00e9, il faut savoir faire preuve de p\u00e9dagogie pour le faire accepter. Il en va de m\u00eame dans une entreprise, et il est plus que recommand\u00e9 de rallier les salari\u00e9s \u00e0 sa cause pour que chacun mette la meilleure volont\u00e9 \u00e0 la pr\u00e9paration et la venue du nouveau projet.<\/p>\n\n\n\n

– Faites des sondages<\/strong> : si vous vous situez dans les pr\u00e9mices de la constitution de votre solution digital RH, profitez-en pour faire un point avec vos collaborateurs sur les aspects \u00e0 am\u00e9liorer et leurs besoins. Demandez-leur, par le biais de sondages<\/a> ou de meetings, les points qu\u2019ils souhaitent voir s\u2019am\u00e9liorer par la venue d\u2019un outil digital. Ou encore, proposez des votes sur les meilleurs outils \u00e0 utiliser en mati\u00e8re de plateforme collaborative ou de r\u00e9seaux sociaux. Impliquez-les !<\/p>\n\n\n\n

– Organisez des activit\u00e9s<\/strong> de pr\u00e9paration \u00e0 la venue de l\u2019outil digital : int\u00e9grez le salari\u00e9 dans le projet lui permettra d\u2019avoir une vision positive concernant ce changement, de s\u2019investir au bon fonctionnement de celui-ci, mais aussi, d\u2019attendre avec impatience le projet \u00e0 venir. Par exemple, si la digitalisation implique un r\u00e9seau social d\u2019entreprise ou la cr\u00e9ation de profil pour une plateforme collaborative, organisez une s\u00e9ance photo de tous les salari\u00e9s et d\u00e9voilez-les lors de l\u2019arriv\u00e9e du logiciel.<\/p>\n\n\n\n

Cela cr\u00e9era un effet d\u2019attente et d\u2019impatience de la d\u00e9couverte des photos et donnera \u00e0 ce projet un aspect ludique et innovant. Faites-les participer \u00e0 la personnalisation de l\u2019outil : si l\u2019outil choisi permet une personnalisation en termes de couleur, de police d\u2019\u00e9criture ou de nom de module, etc. organisez des votes ou des brainstormings o\u00f9 chacun pourra s\u2019exprimer, donner son avis. Ainsi, l\u2019outil digital renforcera l\u2019esprit d\u2019\u00e9quipe et permettra \u00e0 l\u2019ensemble de l\u2019entreprise d\u2019utiliser un outil en coh\u00e9rence avec la vision d\u2019ensemble de la soci\u00e9t\u00e9.<\/p>\n\n\n

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2) Laissez un temps d’adaptation aux salari\u00e9s <\/strong><\/h2>\n\n\n\n

M\u00eame si beaucoup ont tendance \u00e0 penser que l\u2019entr\u00e9e de la G\u00e9n\u00e9ration Y dans le monde du travail va apporter un vent de changement et de modernit\u00e9 dans l\u2019entreprise, la r\u00e9alit\u00e9 n\u2019est pas aussi simple. Il ne faut pas oublier que l\u2019enjeu d\u2019anciennet\u00e9 reste tr\u00e8s important en France et il est important que toutes les g\u00e9n\u00e9rations se sentent \u00e0 l\u2019aise ensemble et \u00e9voluent main dans la main sans se heurter.<\/p>\n\n\n\n

Ainsi, en digitalisant son service RH, il faut prendre garde \u00e0 ne d\u00e9stabiliser personne, en prenant en compte les plus d\u00e9brouillards comme les moins habitu\u00e9s. Il faut donc mettre en place une d\u00e9marche progressive, afin que chacun ait le temps de s\u2019habituer \u00e0 son rythme, en fonction de ses capacit\u00e9s sans que personne ne se sentent exclu :<\/p>\n\n\n\n

– Faire \u00e9voluer les comp\u00e9tences des collaborateurs<\/strong> : avant d\u2019imposer un outil, il faut d\u2019abord s\u2019assurer que l\u2019ensemble de l\u2019\u00e9quipe sait s\u2019en servir. L\u2019outil ne suffit pas \u00e0 changer l\u2019usage, et pour faire \u00e9voluer l\u2019organisation dans la direction souhait\u00e9e, il faut d\u2019abord conna\u00eetre les capacit\u00e9s de chacun afin de d\u00e9terminer le ou les outils les mieux adapt\u00e9s. Une fois l\u2019outil choisi, l\u2019entreprise doit \u00eatre en mesure de proposer un temps de formation autour de l\u2019outil et de ses enjeux,<\/p>\n\n\n\n

afin qu\u2019il soit mieux compris, accept\u00e9 et appropri\u00e9 par l\u2019ensemble des collaborateurs.<\/p>\n\n\n\n

– Laisser un laps de temps<\/strong> : Imposer un outil digital du jour au lendemain risque de brusquer la majorit\u00e9 de vos salari\u00e9s et surtout, d\u2019engendrer beaucoup d\u2019erreurs suite \u00e0 une mauvaise utilisation de celui-ci. Lors de l\u2019implantation de l\u2019outil, il est conseill\u00e9 de proposer d\u2019abord les deux alternatives (la mani\u00e8re digitale ou la mani\u00e8re classique), afin de ne pas brusquer les salari\u00e9s, leur donner le temps de s\u2019approprier le produit tout en gardant le bon fonctionnement de l\u2019entreprise.<\/p>\n\n\n\n

– Favoriser l\u2019entraide :<\/strong> Enfin, si certains collaborateurs ne semblent toujours pas ma\u00eetriser ou comprendre cette digitalisation, laissez la porte ouverte \u00e0 l\u2019\u00e9change et poussez les autres salari\u00e9s \u00e0 aider leurs pairs. Montrez que vous \u00eates disponibles pour \u00e9changer sur la question et soyez en mesure de proposer des solutions adapt\u00e9es, telles qu\u2019une formation renforc\u00e9e pour les retardataires, ou encore des meetings sur ce th\u00e8me, etc.<\/p>\n\n\n

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3) Valorisez l’usage de la solution  <\/strong><\/h2>\n\n\n\n

La digitalisation du service RH permet de regrouper dans un m\u00eame espace les diff\u00e9rents services li\u00e9s \u00e0 celui-ci. Ainsi, l\u2019ensemble des collaborateurs de l\u2019entreprise ont une vision d\u2019ensemble de la fonction RH et des actions men\u00e9es pour leur bien. Conscient d\u00e9sormais de l\u2019ampleur des t\u00e2ches \u00e0 accomplir, il est judicieux de montrer au collaborateur qu\u2019il peut \u00eatre lui-m\u00eame acteur du d\u00e9veloppement et du bien-\u00eatre de son entreprise et que ses actions sont utiles \u00e0 l\u2019ensemble de son \u00e9quipe.<\/p>\n\n\n\n

– Mettez en \u00e9vidence les liens entres les actions de chaque salari\u00e9<\/strong> et les impacts sur l\u2019organisation : par exemple, en donnant acc\u00e8s aux plannings<\/a> et aux cong\u00e9s, RTT<\/a>, etc. de chacun, le collaborateur<\/a> sera en mesure de constater par lui m\u00eame l\u2019impact que cela engendre dans le planning<\/a> et au niveau de la quantit\u00e9 de travail de ses coll\u00e8gues. Ainsi, le collaborateur prendra des d\u00e9cisions plus strat\u00e9giques lors de la prise de ses cong\u00e9s et de ses absences<\/a>, favorisera le dialogue avec les membres de son \u00e9quipe. De cette mani\u00e8re, l\u2019organisation sera plus fluide, la masse de travail mieux r\u00e9partie et l\u2019absent\u00e9isme au sein de la soci\u00e9t\u00e9 sera r\u00e9duit.<\/p>\n\n\n\n

– Int\u00e9grez le salari\u00e9 dans la gestion de certaines t\u00e2ches<\/strong> : sur la base du b\u00e9n\u00e9volat, proposez \u00e0 vos salari\u00e9s d\u2019\u00eatre acteurs de l\u2019am\u00e9lioration de la vie en entreprise. Par exemple, constituez des petites \u00e9quipes qui seront chacune responsable d\u2019un aspect de la vie interne (avec votre aide bien entendu) comme la pr\u00e9paration des entretiens individuels, l\u2019organisation d\u2019\u00e9v\u00e8nements ou encore dans le choix et la mise en place des formations. En responsabilisant le collaborateur sur les actions de l\u2019entreprise, vous vous assurez une fluidification de l\u2019information et une bonne volont\u00e9 quant \u00e0 l\u2019utilisation de votre SiRH par l\u2019ensemble de l\u2019entreprise.<\/p>\n\n\n\n

Le r\u00f4le principal des Ressources Humaines est de f\u00e9d\u00e9rer et d\u2019am\u00e9liorer la gestion de l\u2019ensemble des services internes \u00e0 l\u2019entreprise.<\/strong> En pla\u00e7ant le collaborateur au c\u0153ur de l\u2019action, vous vous assurez la coh\u00e9sion et la motivation de chacun et renforcez votre culture d\u2019entreprise.<\/p>\n\n\n\n

4) Placez le salari\u00e9 au c\u0153ur des pr\u00e9occupations <\/h2>\n\n\n\n

La digitalisation est clairement en marche, et une r\u00e9sistance de la part de l\u2019entreprise ne fait que ralentir ce qui est in\u00e9vitable. Il faut donc prouver aux salari\u00e9s que les nouveaux outils apportent une v\u00e9ritable transformation<\/a> dans le fonctionnement et l\u2019efficacit\u00e9 des services que vous pouvez leur apporter. Les salari\u00e9s sont les premiers<\/p>\n\n\n\n

Qui dit digital<\/a> dit acc\u00e9l\u00e9ration des actions, pr\u00e9cision et par extension, possibilit\u00e9 infinie de personnalisation de chaque demande des salari\u00e9s. En automatisant certains de vos processus RH et en traitant les demandes plus rapidement gr\u00e2ce \u00e0 vos nouveaux outils, vous serez en mesure de r\u00e9pondre \u00e0 chaque demande de mani\u00e8re cibl\u00e9e et rapide. Digitaliser son service permet de se sortir des longs processus administratifs<\/a> et de se concentrer sur une offre de service tourn\u00e9e vers les salari\u00e9s qui attendent beaucoup en mati\u00e8re d\u2019accompagnement et de d\u00e9veloppement.<\/p>\n\n\n\n

– Tirez donc parti des outils d\u2019\u00e9changes,<\/strong> tels que les r\u00e9seaux sociaux d\u2019entreprise ou les plateformes de communication afin d\u2019acc\u00e9der directement \u00e0 toutes les demandes instantan\u00e9ment. Accordez-vous du temps pour traiter chaque message et pour y r\u00e9pondre, pour que les salari\u00e9s se sentent \u00e9cout\u00e9s et dissipent leurs craintes concernant une \u00e9ventuelle prise de distance que pourrait engendrer l\u2019utilisation du digital. Montrez que l\u2019humain est plac\u00e9 au c\u0153ur de votre strat\u00e9gie de digitalisation.<\/p>\n\n\n\n

– Triez ce qui doit \u00eatre automatique et ce qui demande du temps <\/strong>et une r\u00e9flexion humaine. Par exemple, gagnez du temps sur vos processus de paie, sur la gestion des cong\u00e9s<\/a>, des notes de frais<\/a> ou le calcul de vos ICPP<\/a> en les automatisant mais prenez le temps de personnaliser les entretiens individuels de chacun ou les formations qui sont r\u00e9clam\u00e9s par les collaborateurs.<\/p>\n\n\n\n

Digitaliser son service demande de reconsid\u00e9rer ses priorit\u00e9s, en acc\u00e9l\u00e9rant les processus fastidieux et purement administratifs pour mieux vous concentrer sur les besoins individuels de votre entreprise et des salari\u00e9s.<\/p>\n\n\n

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5) D\u00e9velopper une culture de l’innovation<\/h2>\n\n\n\n

L\u2019arriv\u00e9e du digital au sein d\u2019une entreprise revient finalement \u00e0 la moderniser et \u00e0 bouleverser son mode de fonctionnement<\/a>. La collecte des donn\u00e9es est plus rapide, l\u2019\u00e9change est instantan\u00e9 et la r\u00e9activit\u00e9 est optimis\u00e9e. Devant ce rythme acc\u00e9l\u00e9r\u00e9, les collaborateurs peuvent se sentir quelque peu d\u00e9pass\u00e9s et ne pas comprendre cette nouvelle culture.<\/p>\n\n\n\n

Pour cela, profitez de votre nouvel outil digital pour cr\u00e9er une culture de l\u2019\u00e9change d\u2019id\u00e9es. Poussez vos collaborateurs \u00e0 \u00eatre force de proposition, \u00e0 exprimer leurs id\u00e9es et \u00e0 vouloir toujours plus de changement. Pour cela, la digitalisation de votre service RH est un alli\u00e9 de taille :<\/p>\n\n\n\n

– Favorisez les outils d\u2019\u00e9changes<\/strong> : r\u00e9servez des espaces virtuels o\u00f9 chacun peut donner ses id\u00e9es, faire des remarques et les d\u00e9velopper. Donnez du temps aux salari\u00e9s de mettre en place des projets utiles \u00e0 l\u2019entreprise ou de collaborer avec les autres salari\u00e9s pour am\u00e9liorer le travail et la qualit\u00e9 de vie au sein de la soci\u00e9t\u00e9.<\/p>\n\n\n\n

– Repensez le r\u00f4le du manager et poussez \u00e0 l\u2019automisation<\/strong> : La vitesse de r\u00e9action exig\u00e9e d\u00e9sormais par les entreprises remet en cause le mod\u00e8le traditionnel de management de \u00ab command and control \u00bb. Le d\u00e9veloppement des outils de communication et l\u2019automatisation des v\u00e9rifications poussent le collaborateur \u00e0 se \u00ab d\u00e9brouiller \u00bb seul et au manager de ne plus perdre de temps \u00e0 contr\u00f4ler avant de valider. Poussez le manager \u00e0 se concentrer sur de nouveaux aspects du management, telle que le d\u00e9veloppement de l\u2019entreprise, l\u2019am\u00e9lioration de l\u2019organisation, etc. Ainsi, le collaborateur montera en comp\u00e9tence. Le manager, quant \u00e0 lui, mettra son r\u00f4le au service de l\u2019\u00e9volution de la soci\u00e9t\u00e9.<\/p>\n\n\n\n

Encore une fois, l\u2019id\u00e9e est de pousser le salari\u00e9 \u00e0 s\u2019habituer et \u00e0 composer avec votre nouvelle solution. Gr\u00e2ce \u00e0 votre outil, vous pouvez recentrer votre c\u0153ur de m\u00e9tier sur l\u2019humain et avez d\u00e9sormais toutes les cartes en main pour pousser les acteurs de l\u2019entreprise \u00e0 vouloir \u00e9voluer ensemble.<\/p>\n\n\n\n

L\u2019objectif principal est donc d\u2019int\u00e9grer le collaborateur \u00e0 votre solution et de permettre \u00e0 l\u2019ensemble de l\u2019entreprise d\u2019utiliser au mieux ce nouvel outil :<\/p>\n\n\n\n

– Impliquez le salari\u00e9<\/strong> d\u00e8s la prise de d\u00e9cision de l\u2019utilisation d\u2019un SIRH<\/a>. Si la d\u00e9cision est prise par l\u2019ensemble de la soci\u00e9t\u00e9, elle ne semblera pas impos\u00e9e mais choisie pour am\u00e9liorer la qualit\u00e9 de vie de l\u2019entreprise.<\/p>\n\n\n\n

– Aidez-les \u00e0 s\u2019approprier l\u2019outil.<\/strong> Tout le monde n\u2019a pas une ma\u00eetrise facile des nouvelles technologies. Vous devez donc permettre \u00e0 l\u2019ensemble des salari\u00e9s qui le d\u00e9sirent ou qui en ont besoin d\u2019acc\u00e9der \u00e0 des formations.<\/p>\n\n\n\n

– Laissez-leur du temps.<\/strong> Changer ses habitudes du jour au lendemain n\u2019est pas chose ais\u00e9e. Le salari\u00e9 peut se sentir brusqu\u00e9 et frustr\u00e9 de modifier son quotidien. Donnez-leur un temps d\u2019adaptation avant de passer compl\u00e8tement \u00e0 la solution digitale.<\/p>\n\n\n\n

– R\u00e9compensez et valorisez l\u2019utilisation de l\u2019outil<\/strong>. En int\u00e9grant le salari\u00e9 dans la mise en place du projet et dans la gestion des ressources humaines, vous vous assurez des collaborateurs impliqu\u00e9s et motiv\u00e9s.<\/p>\n\n\n\n

– Recentrez-vous sur votre m\u00e9tier.<\/strong> Un des nombreux avantages du digital passe par l\u2019automatisation des processus r\u00e9barbatifs et fastidieux. Gr\u00e2ce \u00e0 ce gain de temps non n\u00e9gligeable, vous avez d\u00e9sormais l\u2019opportunit\u00e9 de replacer l\u2019humain au sein de votre d\u00e9marche RH et am\u00e9liorer le bien-\u00eatre de l\u2019entreprise.<\/p>\n\n\n\n\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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