{"id":8432,"date":"2020-07-28T06:00:00","date_gmt":"2020-07-28T04:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/peoplespheres.com\/la-dematerialisation-a-valeur-probante-ou-comment-ne-plus-se-soucier-des-justificatifs\/"},"modified":"2024-04-09T16:28:25","modified_gmt":"2024-04-09T14:28:25","slug":"la-dematerialisation-a-valeur-probante-ou-comment-ne-plus-se-soucier-des-justificatifs","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/peoplespheres.com\/fr\/la-dematerialisation-a-valeur-probante-ou-comment-ne-plus-se-soucier-des-justificatifs\/","title":{"rendered":"La d\u00e9mat\u00e9rialisation \u00e0 valeur probante ou comment ne plus se soucier des justificatifs"},"content":{"rendered":"\n

La d\u00e9mat\u00e9rialisation des documents et la digitalisation des processus est un enjeu majeur pour toutes les entreprises souhaitant rester comp\u00e9titifs en am\u00e9liorant leur productivit\u00e9. Bien que ce processus soit de plus en plus n\u00e9cessaire, notamment du fait de la digitalisation de certains processus RH administratif tels que la DSN (D\u00e9claration Sociale Nominative), nombreuses entreprises n\u2019ont pas encore pass\u00e9 le cap in\u00e9vitable de la d\u00e9mat\u00e9rialisation et digitalisation des processus. Certaines restent frileuses face au \u00ab chantier \u00bb que la d\u00e9mat\u00e9rialisation pourrait repr\u00e9senter, mais plus elles attendent, plus elles repoussent l\u2019in\u00e9vitable.<\/p>\n\n\n\n

D\u00e9mat\u00e9rialiser les documents d\u2019entreprise revient \u00e0 remplacer tous les documents papiers par des fichiers informatiques, qu\u2019ils soient num\u00e9ris\u00e9s, ou cr\u00e9\u00e9s directement de mani\u00e8re num\u00e9rique. En France, les d\u00e9buts de la d\u00e9mat\u00e9rialisation en entreprise se sont faits notamment au travers de la loi n\u00b02000-230 du 13 mars 2000 permettant \u00e0 un document \u00e9lectronique de poss\u00e9der la m\u00eame force probante que le format papier, du moment que le document \u00e9lectronique r\u00e9pond \u00e0 certaines conditions. A partir de ce moment-l\u00e0, la France a continu\u00e9 ses efforts pour encourager les entreprises \u00e0 se d\u00e9mat\u00e9rialiser, comme au travers du plan France Num\u00e9rique 2020, qui vise transformer toutes les d\u00e9marches administratives du format papier au format d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9. Les entreprises poss\u00e8dent de nombreuses raisons les amenant \u00e0 effectuer une transition vers la d\u00e9mat\u00e9rialisation, le gain de temps, d\u2019efficacit\u00e9 et donc d\u2019argent en sont les principales.<\/p>\n\n\n\n

Que ce soit pour simplement stocker les documents de votre entreprise ou pour g\u00e9rer compl\u00e8tement vos processus RH de mani\u00e8re digitalis\u00e9e, il existe diff\u00e9rentes solutions pour mettre en place cette d\u00e9mat\u00e9rialisation. Choisir la voie de la d\u00e9mat\u00e9rialisation am\u00e8ne de nombreuses questions :  que faut-il savoir pour choisir la bonne solution ? Quels en sont les avantages \u00e0 anticiper ? Comment faire en sorte d\u2019impl\u00e9menter correctement la solution et de s\u2019assurer de la s\u00e9curit\u00e9 des donn\u00e9es ?<\/p>\n\n\n\n

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1) Comprendre son fonctionnement et ses avantages<\/h2>\n\n\n\n

Dans une entreprise non d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9e, le collaborateur<\/a> souhaitant poser un cong\u00e9, doit par exemple, imprimer le formulaire de demande de cong\u00e9s, le remplir \u00e0 la main, le faire parvenir au service RH, qui doit remplir de nouveaux documents papiers ou sous forme Excel, la demande doit aussi passer par plusieurs niveaux hi\u00e9rarchiques pour \u00eatre valid\u00e9e ou non et le service RH doit ensuite stocker tous les documents dans un dossier physique. Cela demande beaucoup de temps pour le collaborateur, le service RH, et l\u2019\u00e9quipe manag\u00e9riale, temps qui pourrait plut\u00f4t \u00eatre consacr\u00e9 \u00e0 de la vraie cr\u00e9ation de valeur pour l\u2019entreprise, au lieu d\u2019\u00eatre gaspiller en traitement administratif.<\/p>\n\n\n\n

En utilisant la d\u00e9mat\u00e9rialisation, par exemple au travers d\u2019un SIRH (Syst\u00e8me d\u2019informations des Ressources Humaines)<\/a>, le collaborateur se connecte tout simplement sur sa plateforme, choisit les dates de cong\u00e9s qu\u2019il souhaite poser dans un calendrier num\u00e9rique, et en quelques clics, la demande est envoy\u00e9e et va suivre un workflow de validation num\u00e9rique. Le service RH et le manager recevront un email de notification qui les am\u00e8nera dans la plateforme, o\u00f9 toutes les donn\u00e9es seront affich\u00e9es afin de pouvoir valider ou refuser la demande.<\/p>\n\n\n\n

En cas de pause de cong\u00e9 maladie, le collaborateur peut tout simplement scanner son justificatif et l\u2019envoyer sur la plateforme, celui-ci sera stock\u00e9 dans le coffre-fort de la plateforme. <\/p>\n\n\n\n

De la m\u00eame mani\u00e8re, un SIRH poss\u00e9dant un coffre-fort num\u00e9rique<\/a>, permet aux entreprises de stocker de mani\u00e8re totalement s\u00e9curis\u00e9e tout type de documents administratifs : fiches de paie, contrats, etc. Dans la plateforme PeopleSpheres <\/a>avec le module de d\u00e9mat\u00e9rialisation des fiches de paie, celles-ci sont archiv\u00e9es et enregistr\u00e9es pendant plus de 5 ans conform\u00e9ment aux r\u00e8glementations. Chaque collaborateur a toujours acc\u00e8s \u00e0 ses fiches de paies dans son espace personnel sur la plateforme. La confidentialit\u00e9 de ce type de donn\u00e9es est garantie gr\u00e2ce \u00e0 un acc\u00e8s s\u00e9curis\u00e9 par une double identification.<\/p>\n\n\n

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Cet archivage permet bien entendu un gain de place consid\u00e9rable pour les locaux de l\u2019entreprise, mais aussi prot\u00e8ge ces donn\u00e9es de risques de dommages tels que de possibles incendies, pannes techniques ou encore virus informatiques.<\/p>\n\n\n\n

Un autre avantage \u00e0 d\u00e9mat\u00e9rialiser les documents et processus d\u2019entreprise, notamment RH, est que vous pouvez g\u00e9rer l\u2019accessibilit\u00e9 de chaque document. Si par exemple, certains documents ne doivent \u00eatre accessibles que pour les repr\u00e9sentants du personnel, vous pouvez faire en sorte qu\u2019ils soient les seuls, en plus de vous, \u00e0 y acc\u00e9der. Vous pouvez m\u00eame dans certains cas vous assurez que les documents ne soient que consultables, sans possibilit\u00e9 de t\u00e9l\u00e9chargement ou de changement sur la plateforme.<\/p>\n\n\n\n

Grace \u00e0 un syst\u00e8me de recherche performant et un syst\u00e8me de rangement efficace des dossiers et documents dans la plateforme SIRH ou coffre-fort \u00e9lectronique, vous permettez un gain de temps de recherche des documents \u00e0 tous vos collaborateurs. Vous pouvez tout simplement taper le nom du document dans la barre de recherche et vous trouverez en un instant le bon document. Fini les recherches interminables dans les dossiers physiques rang\u00e9s dans les bureaux, avec la d\u00e9mat\u00e9rialisation, tout dossier est trouvable en un instant.<\/p>\n\n\n\n

Le t\u00e9l\u00e9travail devenant de plus en plus courant et de plus en plus demand\u00e9 par les collaborateurs, la d\u00e9mat\u00e9rialisation devient un atout majeur pour permettre \u00e0 ces collaborateurs en t\u00e9l\u00e9travail d\u2019acc\u00e9der \u00e0 leurs documents en tout simplicit\u00e9 et s\u00e9curit\u00e9, qu\u2019importe l\u2019endroit ou ils se trouvent.<\/p>\n\n\n\n

2) Former les collaborateurs<\/h2>\n\n\n\n

Une des \u00e9tapes les plus importantes dans votre processus de d\u00e9mat\u00e9rialisation des documents et processus RH est de former tous les collaborateurs aux nouveaux syst\u00e8mes d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9s de votre entreprise. Vous pouvez pour cela organiser des r\u00e9unions d\u2019informations, espac\u00e9es en fonction des diff\u00e9rentes \u00e9tapes de d\u00e9mat\u00e9rialisation. Par exemple, si vous commencez par d\u00e9mat\u00e9rialiser le service RH de votre entreprise, la premi\u00e8re \u00e9tape peut \u00eatre d\u2019installer un module de gestion des cong\u00e9s et absences.<\/a> A la suite de l\u2019impl\u00e9mentation de ce syst\u00e8me d\u2019information, vous pouvez organiser une r\u00e9union sp\u00e9ciale pour expliquer \u00e0 tous les collaborateurs comment utiliser la nouvelle solution de demande de cong\u00e9s. En plus de cela, vous pouvez leur proposer un livret d\u2019explication papier ou encore mieux PDF pour qu\u2019il puisse s\u2019y r\u00e9f\u00e9rer lorsqu\u2019ils essayeront de faire leur premi\u00e8re demande de cong\u00e9s.<\/p>\n\n\n\n

Il est aussi important de former de mani\u00e8re plus approfondie les personnes qui auront un r\u00f4le particulier dans la plateforme digitalis\u00e9e, par exemple les managers d\u2019\u00e9quipe et les services RH et de direction. Comme ils ont un r\u00f4le sp\u00e9cial dans la plateforme, notamment des droits suppl\u00e9mentaires, la formation prendra plus de temps pour eux. Dans l\u2019exemple des cong\u00e9s et absences<\/a>, ils doivent notamment apprendre \u00e0 g\u00e9rer le calendrier contenant les cong\u00e9s de tous les membres de leur \u00e9quipe afin d\u2019\u00e9viter le manque d\u2019effectif \u00e0 certains moments de l\u2019ann\u00e9e, ainsi que la validation ou le refus des cong\u00e9s ou absences<\/a>. Cela va de soi, la formation devra \u00eatre encore plus approfondi pour le service RH, car le SIRH <\/a>deviendra tr\u00e8s vite leur outil principal de gestion, leur permettant de gagner du temps sur la dimension administrative, temps qu\u2019ils pourront consacrer \u00e0 la cr\u00e9ation de valeur ajout\u00e9e au niveau de la gestion des talents.<\/a> Il est toujours int\u00e9ressant d\u2019opter pour une solution SIRH qui propose une formation des collaborateurs cl\u00e9s (RH et direction) \u00e0 la bonne maitrise du logiciel. Si le service RH ne maitrise pas la solution de la mani\u00e8re la plus approfondie possible, la formation des collaborateurs sera plus compliqu\u00e9e \u00e0 r\u00e9aliser.<\/p>\n\n\n\n

En cas d\u2019une formation non ad\u00e9quate au syst\u00e8me d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9, il est fort probable que de nombreux collaborateurs finissent par abandonner son utilisation et retourner au format papier, rendant votre investissement moins efficace que pr\u00e9vu.<\/p>\n\n\n\n

C\u2019est une des raisons pour lesquelles le choix de la ou les plateforme(s) de d\u00e9mat\u00e9rialisations est tr\u00e8s important. Les performances et la s\u00e9curit\u00e9 des donn\u00e9es sont bien entendu essentielles, mais ces caract\u00e9ristiques ne doivent pas effacer l\u2019importance d\u2019opter pour une solution intuitive et au visuel engageant. En choisissant aussi selon ces crit\u00e8res, vous pourrez permettre \u00e0 vos collaborateurs de maitriser l\u2019utilisation de la plateforme plus rapidement et ils y reviendront avec plus d\u2019entrain si son design est accueillant. Cela permettra aussi de renforcer votre culture d\u2019entreprise, certaines plateformes permettant \u00e0 leurs entreprises clients de personnaliser la plateforme aux couleurs et branding correspondant \u00e0 l\u2019entreprise, assurant ainsi une coh\u00e9rence visuelle non n\u00e9gligeable.<\/p>\n\n\n\n

3) Traiter efficacement vos documents<\/h2>\n\n\n\n

En ce qui concerne le traitement des documents, la d\u00e9mat\u00e9rialisation rend la t\u00e2che extr\u00eamement plus facile et rapide. Vous recevez les informations en temps r\u00e9el, vous pouvez les traiter directement et la plupart du temps, en quelques clics. Par exemple, en utilisant le module Notes de Frais<\/a> du SIRH PeopleSpheres<\/a>, le collaborateur prend tout simplement une photo de sa note de frais<\/a>, qu\u2019il charge ensuite dans la plateforme (il peut m\u00eame parfois l\u2019envoyer par email \u00e0 la plateforme) et remplit les informations correspondantes \u00e0 la note de frais. Une fois la demande de traitement envoy\u00e9e, son manager re\u00e7oit directement un mail de notification, depuis lequel il peut soit valider directement, soit atteindre la plateforme, v\u00e9rifier les informations et valider au refuser la demande \u00e0 ce moment-l\u00e0.<\/p>\n\n\n\n

Comme les informations sont actualis\u00e9es en temps r\u00e9el, le collaborateur pourra revenir \u00e0 tout moment sur la demande pour savoir o\u00f9 en est le remboursement et peut m\u00eame recevoir des emails de notification \u00e0 chaque \u00e9tape de validation et de traitement du remboursement.<\/p>\n\n\n\n

Afin de traiter encore plus efficacement les processus digitalis\u00e9s, vous pouvez configurer vos solutions digitales afin d\u2019\u00eatre en accord avec votre politique interne. Par exemple, pour le module Notes de Frais de PeopleSpheres<\/a>, vous pouvez faire en sorte de mettre en place une impossibilit\u00e9 de d\u00e9passer certains montants de remboursement des notes de frais. Vous pouvez dans le cas pr\u00e9c\u00e9dent faire en sorte que la plateforme limite les remboursements de repas d\u2019affaires \u00e0 un seuil de 20 euros par repas et une limite de 7 repas d\u2019affaires rembours\u00e9s par semaine. Une fois la politique interne de votre entreprise bien programm\u00e9e dans le syst\u00e8me de d\u00e9mat\u00e9rialisation, vous pouvez \u00eatre s\u00fbr que les modalit\u00e9s seront bien respect\u00e9es et vous pouvez consacrer moins de temps \u00e0 la v\u00e9rification des modalit\u00e9s et plus de temps sur des t\u00e2ches plus constructives pour l\u2019entreprise.<\/p>\n\n\n\n

Un autre point important dans le traitement des documents et donn\u00e9es stock\u00e9es digitalement consiste en la possibilit\u00e9 de regrouper ses donn\u00e9es, et de les afficher de mani\u00e8re \u00e0 pourvoir afficher des vues d\u2019ensemble ou personnalis\u00e9es selon vos crit\u00e8res. Lorsque toutes les donn\u00e9es RH sont stock\u00e9es et s\u00e9curis\u00e9es dans une m\u00eame plateforme, vous pouvez en sortir des rapports et tableaux de bords, vous permettant de voir des liens entre diff\u00e9rentes donn\u00e9es que vous n\u2019auriez peut-\u00eatre pas pu voir autrement. Ces rapports et tableaux de bord sont tr\u00e8s facile \u00e0 cr\u00e9er et se mettent \u00e0 jour automatiquement. Dans la plateforme PeopleSpheres<\/a>, toutes les donn\u00e9es sont bien entendu facilement t\u00e9l\u00e9chargeables, soit sous forme brute, soit rang\u00e9es dans des rapports personnalis\u00e9s.<\/p>\n\n\n\n

En plus de vous permettre \u00e0 prendre les meilleures d\u00e9cisions possibles pour votre entreprise, cette d\u00e9mat\u00e9rialisation des documents et processus permettra de faciliter le travail de tous les services lors de potentiels contr\u00f4les fiscaux ou sociaux, de probl\u00e8mes juridiques avec clients et fournisseurs, ou de potentiels audits.<\/p>\n\n\n\n

4) Maitriser l\u2019aspect technique<\/h2>\n\n\n\n

Pour s\u2019assurer d\u2019un stockage des donn\u00e9es aux normes, les documents doivent r\u00e9pondre \u00e0 trois fondements essentiels. Tout d\u2019abord, le stockage doit garantir l\u2019authenticit\u00e9 des documents, c\u2019est-\u00e0-dire pouvoir apporter les preuves n\u00e9cessaires qui permettent de s\u2019assurer que le document num\u00e9rique est bien le m\u00eame que le document original ou constitue en lui-m\u00eame le document original. Cela peut \u00eatre fait gr\u00e2ce \u00e0 l\u2019horodatage du document ainsi que le scellement du document. On peut aussi y ajouter une signature \u00e9lectronique<\/a> lorsqu\u2019elle est conforme aux r\u00e8glementations. La signature \u00e9lectronique vous permet d\u2019\u00e9viter la perte de temps d\u2019impression, signature manuelle, pour finalement devoir scanner le document pour le stocker. Chez PeopleSpheres<\/a>, la signature \u00e9lectronique peut \u00eatre effectu\u00e9e sur tout type de documents, allant des contrats aux bulletins de paie<\/a>. Cette signature \u00e9lectronique doit \u00eatre conforme aux lois et contraintes impos\u00e9es sur l\u2019identification du destinataire et l\u2019utilisation sous le contr\u00f4le exclusif du signataire (2000).<\/p>\n\n\n

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Ensuite, le stockage des donn\u00e9es doit garantir l\u2019int\u00e9grit\u00e9, c\u2019est-\u00e0-dire permettre d\u2019\u00eatre s\u00fbr que les documents digitalis\u00e9s<\/a> en question n\u2019ont pas eu l\u2019opportunit\u00e9 d\u2019\u00eatre modifi\u00e9s d\u2019une quelconque fa\u00e7on que ce soit, apr\u00e8s qu\u2019ils aient \u00e9t\u00e9 scell\u00e9s. Pour cela, la plateforme doit pouvoir s\u2019assurer de pouvoir tracer toutes les actions potentiellement effectu\u00e9es (consultations des documents, potentiels changements si autoris\u00e9s, \u2026), et doit pouvoir s\u2019assurer que l\u2019acc\u00e8s reste toujours hautement s\u00e9curis\u00e9.<\/p>\n\n\n\n

Et finalement, une plateforme de d\u00e9mat\u00e9rialisation \u00e0 valeur probante<\/a> doit garantir l\u2019intelligibilit\u00e9. Cela signifie que les documents doivent pouvoir \u00eatre lisibles \u00e0 tout moment, et pr\u00e9f\u00e9rablement \u00eatre dans des formats courants, comme par exemple le format PDF.<\/p>\n\n\n\n

Lorsque vous choisissez un prestataire informatique en lien avec un potentiel stockage de vos donn\u00e9es, il est important que ses services r\u00e9pondent \u00e0 ses trois crit\u00e8res.<\/p>\n\n\n\n

En plus de ces 3 crit\u00e8res, vous devez vous assurer que la plateforme de stockage vous propose une quantit\u00e9 suffisante d\u2019espace de donn\u00e9es. Pour cela, vous pouvez soit identifier vos besoins actuels en espace de donn\u00e9es afin d\u2019anticiper l\u2019espace dont vous aurez besoin dans le futur, soit opter pour une solution ne limitant pas l\u2019espace de donn\u00e9es. Il existe aussi des solutions de stockage de donn\u00e9es qui proposent des prix plus ou moins \u00e9lev\u00e9s en fonction de la quantit\u00e9 de stockage n\u00e9cessaire. Vous pouvez dans ce cas d\u00e9marrer au plus bas niveau et augmenter votre capacit\u00e9 de stockage au fur et \u00e0 mesure que vos besoins en stockage de donn\u00e9es augmentent.<\/p>\n\n\n\n

5) Anticiper les risques de s\u00e9curit\u00e9<\/h2>\n\n\n\n

La d\u00e9mat\u00e9rialisation permet de r\u00e9duire les risques de pertes de documents et de donn\u00e9es, compar\u00e9 au format papier, mais seulement si la solution est bien pr\u00e9par\u00e9e et prend les mesures n\u00e9cessaires pour s\u00e9curiser vos donn\u00e9es.<\/p>\n\n\n\n

Tout d\u2019abord, v\u00e9rifiez que la solution que vous souhaitez choisir poss\u00e8de un syst\u00e8me de sauvegarde maitris\u00e9 permettant de diminuer les risques de suppression accidentelle. Par exemple, dans un SIRH, le service RH et de direction ont bien \u00e9videmment beaucoup de droits dans la plateforme, ils peuvent supprimer des \u00e9l\u00e9ments volontairement mais s\u2019ils le font par erreur, il est crucial que la solution ait gard\u00e9 une sauvegarde de la plateforme dans l\u2019\u00e9tat o\u00f9 elle \u00e9tait avant l\u2019erreur. De cette fa\u00e7on, si une personne supprime des donn\u00e9es pour des raisons malveillantes ou sans le vouloir, il est \u00e0 tout moment possible de retrouver les donn\u00e9es effac\u00e9es. Afin d\u2019\u00e9viter ce genre d\u2019erreur de suppression, il est bon de v\u00e9rifier que la plateforme ou le logiciel s\u2019assure de demander une confirmation chaque fois qu\u2019un collaborateur fait la d\u00e9marche de supprimer une donn\u00e9e ou un document. Cela peut se pr\u00e9senter en une fen\u00eatre pop-up demandant la confirmation ou non de l\u2019action de suppression. Cela semble anodin mais il n\u2019est pas rare de cliquer sur une action de suppression par m\u00e9garde et cette demande de confirmation peut sauver du temps et des efforts inutiles.<\/p>\n\n\n\n

Dans la plateforme PeopleSpheres<\/a>, les \u00e9quipes effectuent tr\u00e8s souvent divers tests, s\u2019assurant de v\u00e9rifier et d\u2019am\u00e9liorer la protection contre les intrusions et la robustesse des d\u00e9fenses. Il est important pour un coffre-fort \u00e9lectronique de donn\u00e9es ou un SIRH de v\u00e9rifier souvent qu\u2019ils sont \u00e0 m\u00eame de se prot\u00e9ger contre d\u2019\u00e9ventuelles cyber-attaques. En plus de cela, les \u00e9quipes effectuent aussi des audits sp\u00e9cialis\u00e9s sur la configuration et l\u2019architecture de la plateforme, s\u2019assurant ainsi qu\u2019ils soient aux normes requises. Pour finir, afin de garantir au mieux la protection des documents et des donn\u00e9es, PeopleSpheres<\/a> effectue des sauvegardes de toutes les donn\u00e9es chaque heure sur des serveurs non seulement en France mais aussi en Irlande. Ces types de proc\u00e9dure permet de prot\u00e9ger au mieux les donn\u00e9es face a des incidents venant de l\u2019ext\u00e9rieur et de l\u2019int\u00e9rieur.<\/p>\n\n\n\n

Vous avez plusieurs moyens \u00e0 votre disposition pour vous assurer que ces crit\u00e8res de protection soient mis en place dans la solution que vous souhaitez choisir. La principale fa\u00e7on est de v\u00e9rifier s\u2019ils r\u00e9pondent aux normes ad\u00e9quates de protection des donn\u00e9es. La solution PeopleSpheres<\/a> par exemple r\u00e9pond aux normes RGPD <\/a>(R\u00e8glement G\u00e9n\u00e9ral sur la Protection des Donn\u00e9es), ISO 50001 (permettant de certifier que la plateforme suit une approche syst\u00e9matique d\u2019am\u00e9lioration des performances en \u00e9nergie, incluant l\u2019efficacit\u00e9 \u00e9nerg\u00e9tique, la s\u00e9curit\u00e9 \u00e9nerg\u00e9tique, et l\u2019utilisation \u00e9nerg\u00e9tique), TIERS III (certification indiquant que les data center ont \u00e9t\u00e9 construit suivant une norme bien pr\u00e9cise), PCI DSS (norme de s\u00e9curit\u00e9 de l\u2019industrie des cartes de paiements), et ISO 27001 (norme internationale de s\u00e9curit\u00e9 des syst\u00e8mes d\u2019information).<\/p>\n\n\n

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N’attendez plus pour adapter votre \u00e9cosyst\u00e8me RH<\/h3>\n

D\u00e9couvrez d\u00e8s maintenant la plateforme PeopleSpheres, sans engagement.<\/p>\n

\n \n Essai gratuit <\/a>\n <\/p>\n <\/div>\n\t\t\t\"PeopleSpheres\t<\/section>\n\n\n\n

Conclusion<\/h2>\n\n\n\n

Une d\u00e9mat\u00e9rialisation et digitalisation mise en place correctement comporte \u00e9norm\u00e9ment d\u2019avantages qui ne peuvent \u00eatre ignor\u00e9s. Le gain de temps, et d\u2019efficacit\u00e9 devient tr\u00e8s vite \u00e9vident, amenant avec eux une meilleure productivit\u00e9 et de meilleurs b\u00e9n\u00e9fices. La France mettant en \u0153uvre de plus en plus de modernisation dans ces syst\u00e8mes administratifs et cherchant \u00e0 les digitaliser le plus possible, les entreprises ont int\u00e9r\u00eat de suivre ces d\u00e9marches de d\u00e9mat\u00e9rialisation pour rester comp\u00e9titifs et perdre le moins de temps en transferts de donn\u00e9es aux administrations<\/a>. Les solutions digitales de traitement de donn\u00e9es permettent d\u2019avoir une vue d\u2019ensemble sur les donn\u00e9es \u00e0 tout moment, et de pouvoir les changer et les interpr\u00e9ter pour prendre les meilleures d\u00e9cisions pour l\u2019entreprise.<\/p>\n\n\n\n

Afin de vous assurer que la solution soit utilis\u00e9e au mieux par vos collaborateurs, mettez tous les moyens en place pour les former \u00e0 l\u2019utilisation de cette solution. Dans le cas contraire, si vos collaborateurs ne se sentent pas ma\u00eetre de la solution, celle-ci ne vous am\u00e8nera pas les b\u00e9n\u00e9fices aussi \u00e9lev\u00e9s qu\u2019anticip\u00e9s.<\/p>\n\n\n\n

La s\u00e9curit\u00e9 des donn\u00e9es doit bien \u00e9videmment \u00eatre une priorit\u00e9 dans la d\u00e9mat\u00e9rialisation des documents, et doit \u00eatre prise tr\u00e8s au s\u00e9rieux. Pour l\u2019optimiser, il est important de choisir son prestaire avec soin en s\u2019assurant que la solution digitale r\u00e9pond aux normes d\u2019authenticit\u00e9, d\u2019int\u00e9grit\u00e9, et d\u2019intelligibilit\u00e9. Il est aussi primordial que la solution effectue des sauvegardes maitris\u00e9es, par exemple toutes les heures et que leurs data centers soient les plus performants et prot\u00e9g\u00e9s possibles. Pour cela, v\u00e9rifiez bien qu\u2019ils effectuent des tests sur leur solution, ainsi que des audits. L\u2019assurance de leur capacite de protection de vos donn\u00e9es peut \u00eatre garantie par les normes standards de protection qu\u2019ils ont r\u00e9ussi \u00e0 acqu\u00e9rir. Assurez-vous qu\u2019ils poss\u00e8dent les normes r\u00e8glementaires et ad\u00e9quates \u00e0 vos besoins.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

La d\u00e9mat\u00e9rialisation des justificatifs permet d’am\u00e9liorer votre productivit\u00e9 et la gestion de vos t\u00e2ches. D\u00e9couvrez nos astuces pour l’appliquer.<\/p>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":8433,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"content-type":"","footnotes":""},"categories":[1025],"tags":[1259,3877,1380],"acf":[],"yoast_head":"\nLa d\u00e9mat\u00e9rialisation \u00e0 valeur probante - PeopleSpheres<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"La d\u00e9mat\u00e9rialisation des justificatifs permet d'am\u00e9liorer votre productivit\u00e9 et la gestion de vos t\u00e2ches. 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