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Qu\u2019est-ce qu\u2019un coffre-fort num\u00e9rique ?<\/h2>\n\n\n\n
Un coffre-fort num\u00e9rique, que l\u2019on appelle parfois coffre-fort \u00e9lectronique<\/strong>, est un service online<\/strong> en vue de s\u00e9curiser, de stocker, de r\u00e9pertorier et de consulter des fichiers num\u00e9riques sensibles.<\/p>\n\n\n\n
Il peut s’agir des fiches de paie<\/a>, des documents administratifs, des contrats, etc.<\/p>\n\n\n\n
Consultable et pouvant \u00eatre enrichi en temps r\u00e9el par une liaison Internet, le coffre-fort num\u00e9rique<\/a> est un vrai espace de stockage en ligne<\/strong> qui va conserver des donn\u00e9es sans les transformer et les restituer l\u2019identique \u00e0 un utilisateur accr\u00e9dit\u00e9, nominatif.<\/p>\n\n\n\n
Un tel outil doit \u00eatre en mesure de garantir l\u2019int\u00e9grit\u00e9 des tous les documents et des informations dans le temps.<\/p>\n\n\n
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\t<\/section>\n\n\n\nDe nos jours, ce service en ligne est propos\u00e9 aux particuliers. Il prend alors la forme d\u2019un espace de stockage s\u00e9curis\u00e9 qui requiert toutefois une identification. Les fonctions du coffre-fort \u00e9lectronique<\/a> sont de r\u00e9cup\u00e9rer automatiquement le type de documents confi\u00e9s.<\/p>\n\n\n\n
D\u00e8s que le coffre-fort est param\u00e9tr\u00e9, il va \u00ab aspirer \u00bb automatiquement les nouveaux documents et fichiers par les organismes connect\u00e9s (comme votre banque par exemple) et les stocker dans votre espace personnalis\u00e9 s\u00e9curis\u00e9.<\/p>\n\n\n\n
On utilise principalement, chez les particuliers du moins, le coffre-fort num\u00e9rique<\/strong> pour conserver les papiers et documents personnels au cas o\u00f9 surviendrait un incendie, un cambriolage, un incendie ou dans l\u2019\u00e9ventualit\u00e9 d\u2019une simple perte.\u00a0<\/p>\n\n\n\n
1) Le coffre-fort num\u00e9rique : une r\u00e9ponse aux obligations l\u00e9gales<\/h2>\n\n\n\n
Alors que cette solution utile n\u2019est pas obligatoire, l\u2019utilisation du coffre-fort num\u00e9rique<\/a> est aujourd\u2019hui indispensable dans le monde de l\u2019entreprise, surtout si celles-ci veulent \u00eatre en conformit\u00e9 avec la l\u00e9gislation r\u00e9cente en mati\u00e8re de protections des donn\u00e9es personnelles (RGPD) et de la loi travail de 2016.<\/p>\n\n\n\n
\u2139\ufe0f<\/strong> C\u2019est l\u2019article L.103 du Code des postes et communications \u00e9lectroniques qui d\u00e9finit l\u00e9galement le service du coffre-fort num\u00e9rique.<\/p>\n\n\n\n
N\u00e9anmoins, il faut savoir que pour un coffre-fort \u00e9lectronique<\/strong>, deux points sont \u00e0 retenir :<\/p>\n\n\n\n
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- L\u2019employeur a pour obligation de remettre un bulletin de salaire papier ou num\u00e9rique au salari\u00e9. Cependant, depuis janvier 2017, ce format peut \u00eatre num\u00e9ris\u00e9 sans accord du salari\u00e9. Quand les bulletins de paie sont \u00e9lectroniques, ils restent \u00e0 disposition pendant 50 ans pour les employ\u00e9s et 75 ans pour les salari\u00e9s. L\u2019employeur donc prendre des mesures pour g\u00e9rer, archiver et s\u00e9curiser lesdits documents administratifs et c\u2019est pourquoi le coffre-fort num\u00e9rique est une solution toute trouv\u00e9e.<\/li>\n\n\n\n
- Depuis janvier 2019, les coffres-forts num\u00e9riques r\u00e9pondent \u00e0 des r\u00e9glementations plus strictes (d\u00e9cret 2018-418 relatif aux modalit\u00e9s de mise en \u0153uvre du service de coffre-fort \u00e9lectronique et d\u00e9cret 2018-853 pour les conditions de r\u00e9cup\u00e9ration des documents et donn\u00e9es stock\u00e9es).<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
2) Archivage et stockage s\u00e9curis\u00e9 des documents<\/h2>\n\n\n\n
La principale fonction d\u2019un coffre-fort num\u00e9rique<\/a> est d\u2019offrir une capacit\u00e9 de stockage et d\u2019archivage des documents et fichiers \u00e9lectroniques. D\u00e9mat\u00e9rialiser, centraliser et sauvegarder vos documents sur un espace de stockage de documents.<\/p>\n\n\n\n
C\u2019est un service qui peut \u00eatre gratuit ou factur\u00e9 quelques euros par mois. En \u00e9change, vous b\u00e9n\u00e9ficiez d\u2019un espace personnalis\u00e9 et s\u00e9curis\u00e9, chaque coffre-fort \u00e9lectronique disposant d\u2019une adresse Internet commen\u00e7ant par \u00ab HTTPS:\/\/ \u00bb.<\/p>\n\n\n\n
Concr\u00e8tement, le coffre-fort num\u00e9rique se pr\u00e9sente comme un compte en banque en ligne o\u00f9 l\u2019utilisateur s\u2019inscrit avec un identifiant et un mot de passe.<\/p>\n\n\n\n
Pour archiver ou stocker<\/strong> vos documents et fichiers, il suffit de les transf\u00e9rer dans le coffre-fort depuis votre ordinateur ou tablette.<\/p>\n\n\n\n
C\u2019est une op\u00e9ration relativement simple et tr\u00e8s rapide quand les documents ont un poids de quelques kilo-octets. La sauvegarde peut durer longtemps si le fichier est plus volumineux, mais la capacit\u00e9 du coffre-fort num\u00e9rique<\/a> est telle que vous pouvez stocker un tr\u00e8s grand volume de donn\u00e9es et de documents.<\/p>\n\n\n\n
Pour un meilleur stockage et archivage du coffre-fort num\u00e9rique, il est conseill\u00e9 d\u2019instaurer un SAE ou Syst\u00e8me d\u2019archivage \u00e9lectronique.<\/strong><\/p>\n\n\n\n
De plus, pour vous assurer une totale tra\u00e7abilit\u00e9 et l\u2019authenticit\u00e9 de vos archives et documents stock\u00e9s, le CCFN<\/strong> (composant coffre-fort num\u00e9rique) assure un contr\u00f4le des acc\u00e8s.<\/p>\n\n\n\n
Enfin, pour multiplier les fonctions de stockage et d\u2019archivage de mani\u00e8re intelligente, le CFN ou coffre-fort num\u00e9rique<\/a> peut se connecter \u00e0 d\u2019autres dispositifs technologiques comme un CRM, un SIRH<\/a> (Syst\u00e8me d\u2019information ressources humaines) ou un ECM (entreprise content management).<\/p>\n\n\n\n
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