{"id":12984,"date":"2023-03-07T17:19:20","date_gmt":"2023-03-07T16:19:20","guid":{"rendered":"https:\/\/peoplespheres.com\/?p=12984"},"modified":"2024-05-21T16:30:46","modified_gmt":"2024-05-21T14:30:46","slug":"tout-savoir-sur-la-gestion-administrative-rh","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/peoplespheres.com\/fr\/tout-savoir-sur-la-gestion-administrative-rh\/","title":{"rendered":"Tout savoir sur la gestion administrative RH"},"content":{"rendered":"\n

La gestion administrative<\/a><\/strong> ne rentre pas en compte dans la cr\u00e9ation de valeur pure et dur pour l\u2019entreprise. N\u00e9anmoins, ne pas y passer le temps n\u00e9cessaire et oublier de l\u2019optimiser serait une grossi\u00e8re erreur. Cette gestion est essentielle \u00e0 toute activit\u00e9<\/strong>, car elle comprend l\u2019ensemble des obligations administratives<\/strong> \u00e0 r\u00e9aliser pour garder une organisation productive et conforme aux lois<\/strong> en vigueur.<\/p>\n\n\n\n

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Qu’est-ce que la gestion administrative ?<\/h2>\n\n\n\n

La gestion administrative est un champ assez large, elle touche \u00e0 plusieurs domaines<\/strong> de l\u2019entreprise. De la comptabilit\u00e9 <\/strong>avec la gestion des devis et des factures,<\/a> aux ressources humaines<\/strong> avec les documents propres \u00e0 chaque salari\u00e9 et le planning des cong\u00e9s<\/a>, on peut rapidement se perdre.<\/p>\n\n\n\n

Dans cet article il sera question d\u2019un focus sur la gestion administrative RH pour apporter une plus grande expertise. Plus commun\u00e9ment appel\u00e9e \u00ab Gestion administrative du personnel <\/strong>\u00bb, cette gestion RH regroupe l\u2019ensemble des t\u00e2ches administratives<\/strong> et de gestion entre le salari\u00e9 et l\u2019entreprise<\/strong>. De son entr\u00e9e dans la soci\u00e9t\u00e9 jusqu\u2019\u00e0 sa sortie,<\/a> la majorit\u00e9 des documents du salari\u00e9 feront l\u2019objet d\u2019un suivi administratif unique. La gestion administrative du personnel couvre notamment : le respect des r\u00e9glementations <\/strong>en vigueur, la gestion des contrats <\/strong>de travail, la gestion des salaires <\/strong>et des cotisations sociales ou encore le suivi des absences<\/a> des salari\u00e9s.<\/p>\n\n\n\n

Quels sont les diff\u00e9rents objectifs de la gestion administrative ?<\/h2>\n\n\n\n

Gagner en productivit\u00e9<\/h3>\n\n\n\n

Malgr\u00e9 une explosion des donn\u00e9es<\/strong> et une augmentation du nombre de documents \u00e0 fournir, la transformation num\u00e9rique soutient la gestion administrative et lui permet de r\u00e9aliser des gains de productivit\u00e9. Gr\u00e2ce aux nouveaux outils num\u00e9riques<\/strong> qui facilitent le t\u00e9l\u00e9travail<\/strong> et l\u2019automatisation<\/strong> des t\u00e2ches, la gestion des temps et des activit\u00e9s n\u2019a jamais \u00e9t\u00e9 une aussi grande opportunit\u00e9<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

Une bonne gestion administrative permet de simplifier le travail des managers<\/a> et des collaborateurs.  Les entreprises peuvent maintenant s\u2019appuyer sur des plateformes SIRH<\/strong> pour leur fournir des analyses simplifi\u00e9es qui aident au management<\/strong> des \u00e9quipes et favorisent la prise de d\u00e9cision. Peoplespheres <\/a>propose notamment des outils de gestion qui peuvent r\u00e9cup\u00e9rer automatiquement des donn\u00e9es en se connectant \u00e0 d\u2019autres logiciels. En se connectant par exemple \u00e0 une plateforme de gestion des cong\u00e9s et des absences, les managers peuvent anticiper les cong\u00e9s pay\u00e9s<\/a> et ainsi optimiser le temps de travail<\/strong> de leurs \u00e9quipes. Les informations sur les collaborateurs absents deviennent facilement transf\u00e9rables<\/strong> d’une base de donn\u00e9es \u00e0 une autre en quelques clics.<\/p>\n\n\n\n

Faciliter les processus administratifs<\/h3>\n\n\n\n

Optimiser sa gestion administrative c\u2019est aussi faciliter la vie de tous vos collaborateurs<\/strong>. Trop d\u2019entreprises utilisent encore des processus archa\u00efques<\/strong> qui \u00e9taient d\u00e9j\u00e0 dat\u00e9s bien avant l\u2019arriv\u00e9e d\u2019internet. Ces processus prennent \u00e0 la fois trop de temps pour les usagers, mais aussi pour l\u2019entreprise au global.<\/p>\n\n\n\n

Par exemple beaucoup d\u2019organisations traitent toujours leurs notes de frais<\/a> avec des supports papier. Le collaborateur doit inscrire sa demande sur une feuille d\u00e9tachable<\/strong> et la transmettre aux Ressources Humaines, puis au comptable apr\u00e8s l\u2019avoir compl\u00e9t\u00e9e manuellement<\/strong>. Ce proc\u00e9d\u00e9 peut vite devenir prenant pour les Ressources Humaines<\/strong> qui se retrouvent constamment \u00e0 rechercher<\/strong>, trier<\/strong> et relire<\/strong> les feuilles. Sachant que toutes ces \u00e9tapes peuvent \u00eatre plus ou moins chronophages et complexes en fonction de la lisibilit\u00e9 de l\u2019\u00e9criture.<\/p>\n\n\n\n

Pour ce qui est de la gestion du personnel, les RH doivent aussi faire face \u00e0 de nombreuses t\u00e2ches li\u00e9es \u00e0 la gestion des cong\u00e9s <\/strong>ou encore des p\u00e9riodes d’essais<\/a> ou des d\u00e9parts avec les calculs de solde de tout compte.<\/a><\/strong> Entre cong\u00e9s anticip\u00e9s, pay\u00e9s, sans solde, sabbatique<\/a>, on peut rapidement se perdre surtout si l\u2019on doit saisir des montagnes d\u2019informations<\/strong> et r\u00e9organiser constamment le temps de pr\u00e9sence<\/strong> de chaque salari\u00e9.<\/p>\n\n\n\n

Des modules digitaux<\/strong> peuvent simplifier toutes ces t\u00e2ches en r\u00e9partissant le travail entre les diff\u00e9rents collaborateurs et en interconnectant<\/strong> plusieurs outils RH pour \u00e9viter les ressaisies<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

Rester conformes aux r\u00e8glementations et \u00e9viter les p\u00e9nalit\u00e9s<\/h3>\n\n\n\n

Au-del\u00e0 de fluidifier les processus<\/strong> et d\u2019optimiser le temps<\/strong> de ses t\u00e2ches administratives, le plus important reste bien entendu d\u2019\u00eatre conforme \u00e0 la loi<\/strong>. Si les ressources humaines commettent une erreur dans la gestion administrative du personnel, les cons\u00e9quences<\/strong> peuvent \u00eatre dramatiques<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

M\u00eame sans s\u2019exposer \u00e0 des sanctions li\u00e9es aux fraudes<\/strong>, un mauvais suivi administratif peut conduire \u00e0 de lourdes amendes<\/strong>. L\u2019URSSAF <\/a>a pour but de corriger aussi les possibles erreurs de calcul<\/strong> des charges sociales et des versements par une entreprise. D\u2019autres probl\u00e8mes comme le non-respect du d\u00e9lai de carence<\/a> par l\u2019employeur peuvent aussi exposer la soci\u00e9t\u00e9 \u00e0 des sanctions civiles et p\u00e9nales<\/strong>. Il est primordial de pouvoir s\u2019appuyer sur un logiciel intuitif<\/strong> de suivi des dossiers, pour \u00e9viter \u00e0 sa soci\u00e9t\u00e9 toute complication en justice. Il n\u2019est plus question de simplement v\u00e9rifier la validit\u00e9 de quelques donn\u00e9es.<\/strong> L\u2019employeur doit \u00eatre aujourd\u2019hui capable d\u2019intervenir en compl\u00e9ment de certains organismes sociaux et de calculer des charges<\/a> selon un bar\u00e8me pr\u00e9cis<\/strong> et en fonction du salaire de l\u2019employ\u00e9.<\/p>\n\n\n\n

En plus de rester conforme aux r\u00e9glementations, vous pourrez pr\u00e9venir certains co\u00fbts suppl\u00e9mentaires <\/strong>tel que les p\u00e9nalit\u00e9s de retards <\/strong>de paiement et les d\u00e9lais l\u00e9gaux de vos obligations fiscales et sociales<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

Comment la gestion administrative assure le suivi des cong\u00e9s et des absences ?<\/h2>\n\n\n\n

La gestion administrative assure le suivi des cong\u00e9s et des absences<\/strong> gr\u00e2ce \u00e0 des outils et des processus sp\u00e9cifiques qui permettent de r\u00e9colter<\/strong>, g\u00e9rer<\/strong> et suivre<\/strong> les informations relatives aux cong\u00e9s et aux absences des employ\u00e9s.<\/p>\n\n\n\n

La premi\u00e8re \u00e9tape consiste g\u00e9n\u00e9ralement \u00e0 \u00e9tablir une politique de cong\u00e9s et d’absences<\/strong>. L\u2019objectif est d\u2019y d\u00e9finir les r\u00e8gles \u00e0 suivre<\/a> pour demander et approuver les cong\u00e9s et les absences. Cette politique diff\u00e8re des jours de R\u00e9duction du Temps de Travail<\/a> (RTT) qui sont accord\u00e9s l\u00e9galement <\/strong>aux salari\u00e9s travaillant plus de 35 heures <\/strong>par semaine. Les RTT sont un droit auquel n\u2019ont pas acc\u00e8s certains salari\u00e9s travaillant \u00e0 temps partiel <\/strong>et en contrat \u00e0 dur\u00e9e d\u00e9termin\u00e9e <\/strong>sauf accord particulier.<\/p>\n\n\n\n

Ensuite, un syst\u00e8me de gestion des cong\u00e9s et des absences peut \u00eatre appliqu\u00e9 pour aider \u00e0 suivre les demandes <\/strong>de cong\u00e9s et d’absences. Ce syst\u00e8me doit \u00eatre optimis\u00e9 digitalement<\/strong> pour ne plus se perdre dans des formulaires de demande de cong\u00e9 illisibles ou dans les va et viens entre sup\u00e9rieurs hi\u00e9rarchiques et \u00e9quipe RH. La gestion administrative doit aussi se construire autour de calendriers<\/strong> pour suivre les cong\u00e9s et les absences. Il arrive que les jours de cong\u00e9s soient non utilis\u00e9s<\/a><\/strong> par les salari\u00e9s. Au-del\u00e0 de la perte <\/strong>de jours non utilis\u00e9s, il existe des possibilit\u00e9s pour les r\u00e9cup\u00e9rer<\/a> ou d\u2019en faire b\u00e9n\u00e9ficier<\/a> les autres salari\u00e9s. Le don de cong\u00e9s<\/strong> ou de ses jours RTT est un m\u00e9canisme qui peut rapidement faire perdre du temps<\/strong> \u00e0 l\u2019\u00e9quipe RH.<\/p>\n\n\n\n

Un syst\u00e8me de gestion des cong\u00e9s et des absences<\/a> peut \u00e9galement aider \u00e0 surveiller le nombre de jours de cong\u00e9<\/strong> disponibles pour chaque employ\u00e9 et \u00e0 produire des rapports pour le suivi des cong\u00e9s et des absences. Cela permet \u00e0 la direction de surveiller les disponibilit\u00e9s<\/strong> et de planifier les activit\u00e9s<\/strong> de l’entreprise en cons\u00e9quence. Pour les employ\u00e9s qui ne b\u00e9n\u00e9ficierait pas encore de cong\u00e9s, il est aussi possible d\u2019obtenir avec l\u2019accord de l\u2019employeur des cong\u00e9s pay\u00e9s non acquises<\/a>. Malheureusement m\u00eame si cela parait d\u00e9j\u00e0 complexe, ce ne sont pas les seuls cas de figure. Il existe \u00e9norm\u00e9ment<\/strong> d\u2019exceptions<\/strong> et de proc\u00e9dures particuli\u00e8res en fonction de la demande, les cong\u00e9s spectacles<\/a> et les cong\u00e9s parentales<\/a> en sont un excellent exemple.<\/p>\n\n\n\n

Pour g\u00e9rer tous ces cas de figure<\/strong> la direction des ressources humaines doit mettre en place des proc\u00e9d\u00e9s efficaces<\/strong> et s\u2019appuyer sur un SIRH \u00e9volutif et performant<\/a>. Un bon support n\u2019est pas seulement un moyen de faire fasse \u00e0 la masse de t\u00e2ches administratives, c\u2019est une opportunit\u00e9 pour faire gagner du temps<\/strong> \u00e0 toute l\u2019entreprise.<\/p>\n\n\n\n

Pourquoi la gestion administrative est au c\u0153ur de l\u2019organisation des \u00e9quipes ?<\/h2>\n\n\n\n

La gestion administrative est essentielle pour mieux organiser ses \u00e9quipes car elle permet de mettre en place des processus clairs et structur\u00e9s<\/a> pour les t\u00e2ches administratives<\/strong> et la communication interne.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Le but est de conna\u00eetre les jours o\u00f9 les effectifs sont le plus important pour planifier et g\u00e9rer les ressources en cons\u00e9quence<\/strong>. Mais aussi pouvoir anticiper tout impr\u00e9vu et adapter sa force salariale<\/a>. Comprendre le fonctionnement de son organisation et de ses \u00e9quipes offre une efficacit\u00e9 accrue dans la gestion administrative du personnel. Une efficacit\u00e9 qui m\u00e8ne<\/strong> in fine \u00e0 plus de rentabilit\u00e9<\/strong> pour l\u2019entreprise.<\/p>\n\n\n\n

Modeler le planning de ses \u00e9quipes sur Excel \u00e9tait efficace il y a 10 ans. Aujourd\u2019hui rien n\u2019est moins pratique et plus chronophage qu\u2019utiliser ce type de logiciel. Les entreprises doivent faire le choix de mieux piloter leurs ressources humaines<\/strong>, pour obtenir un plus grand rendement financier<\/strong>. Elles doivent se soustraire \u00e0 l\u2019utilisation de logiciels sp\u00e9cialis\u00e9 dans la gestion des plannings. En plus de faire gagner du temps \u00e0 toutes les \u00e9quipes RH<\/a>, c\u2019est la s\u00e9r\u00e9nit\u00e9 <\/a><\/strong>et la sant\u00e9 mentale<\/strong> de chaque collaborateur qui rentre en jeu. Ces logiciels sont aussi extr\u00eamement agiles<\/strong> et peuvent palier aux impr\u00e9vus<\/strong> comme un plus grand taux de d\u00e9parts en vacances<\/a> pendant l\u2019\u00e9t\u00e9 ou la p\u00e9riode de No\u00ebl, au sein des ressources humaines ou d\u2019une branche de l\u2019organisation.<\/p>\n\n\n\n

Il faut concilier ces diff\u00e9rents objectifs<\/strong> de la meilleure mani\u00e8re, en identifiant les besoins de l\u2019entreprise<\/strong>, ceux des salari\u00e9s<\/strong> et en approfondissant vos connaissances sur le terrain des accords collectifs<\/strong>. En combinant ces trois \u00e9l\u00e9ments, vous pouvez ensuite \u00e9tablir un am\u00e9nagement du temps de travail parfait <\/strong>pour tous. Il est m\u00eame possible d\u2019\u00e9tablir une convention individuelle de forfait<\/a> pour arranger au mieux le temps horaire collectif<\/strong> de travail<\/strong> et d\u00e9roger \u00e0 certaines r\u00e8gles<\/strong> li\u00e9es \u00e0 la dur\u00e9e du travail.<\/p>\n\n\n\n

La gestion de la paie, une grande part de la gestion administrative du personnel<\/h2>\n\n\n\n

La gestion de la paie<\/a> concerne le calcul des salaires<\/strong> et des avantages sociaux<\/strong> de tous les employ\u00e9s, ainsi que la gestion des taxes<\/strong> et des d\u00e9ductions<\/strong> associ\u00e9es ou encore le bilan social individuel<\/a><\/strong>. Cette gestion implique la collecte, l’enregistrement et le traitement de donn\u00e9es relatives \u00e0 la r\u00e9mun\u00e9ration des collaborateurs, que ce soient les heures travaill\u00e9es, les cong\u00e9s pay\u00e9s, les primes ou encore les retenues. La gestion de la paie est donc un pan crucial<\/strong> pour assurer que tous les collaborateurs soient correctement r\u00e9mun\u00e9r\u00e9s<\/strong> et que les obligations l\u00e9gales<\/strong> de l’entreprise soient respect\u00e9es. L\u00e9galement toute entreprise doit d\u00e9compter le temps de travail<\/a> de mani\u00e8re collective ou individuelle. Ce d\u00e9compte peut se faire en fonction du choix de l\u2019employeur par l\u2019utilisation d\u2019un syst\u00e8me de pointage<\/a> ou par la signature d\u2019un horaire<\/strong> qui sera affich\u00e9. Si les salari\u00e9s r\u00e9alisent des heures suppl\u00e9mentaires<\/a>, elles devront \u00eatre r\u00e9mun\u00e9r\u00e9s au tarif stipul\u00e9<\/strong>. De m\u00eame qu’au moment de quitter l’entreprise l’employ\u00e9 devra recevoir un solde de tout compte conforme<\/a> \u00e0 son temps de travail total.<\/p>\n\n\n\n

De ce fait, la gestion de la paie est une partie int\u00e9grante de la gestion administrative car elle implique la collecte et la gestion des donn\u00e9es<\/strong> relatives \u00e0 la r\u00e9mun\u00e9ration des employ\u00e9s. En cons\u00e9quence, une bonne gestion administrative de la paie va permettre d\u2019assurer la fiabilit\u00e9 des donn\u00e9es<\/strong> et fluidifier le travail des ressources humaines<\/strong>. Il est rapide de perdre du temps \u00e0 modifier des contrats de travail<\/strong>, \u00e9diter des fiches de paie<\/strong>, voire traiter l\u2019attribution de tickets restaurants<\/a>. Dans quelques cas, les ressources humaines devront faire face \u00e0 des avantages en nature<\/a> qui font partie de la r\u00e9mun\u00e9ration per\u00e7ue comme un logement ou une voiture de fonction<\/strong> et devront minutieusement calculer le reste de la paie.<\/p>\n\n\n\n

Faciliter la gestion administrative des notes de frais dans son organisation.<\/h2>\n\n\n\n

La gestion administrative des notes de frais<\/a> peut \u00eatre une t\u00e2che tr\u00e8s fastidieuse<\/strong> au sein des entreprises, surtout si un grand nombre de notes de frais sont trait\u00e9es chaque mois. Pour contrer cela, les entreprises doivent se doter d\u2019outils de num\u00e9risation et de gestion de documents<\/strong>. Ce type de support permet de scanner les re\u00e7us et factures, les convertir en format num\u00e9rique et les stocker pour \u00e9viter toute perte<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

Beaucoup trop d\u2019entreprise utilisent encore Excel <\/strong>pour leur gestion administrative et notamment leur gestion des notes de frais. La perte de temps est consid\u00e9rable<\/strong> \u00e9tant donn\u00e9 qu\u2019il est impossible de pr\u00e9-remplir <\/strong>les notes de frais sur ce type de logiciel et inclure des documents justificatifs<\/strong>. Ces logiciels ne sont que tr\u00e8s peu flexible et des manipulation pour identifier et extraire des donn\u00e9es<\/a> facilement peut prendre un temps pr\u00e9cieux.<\/p>\n\n\n

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